Gouvernance : organisez vos AG de façon totalement digitalisée

Il est possible d’organiser vos assemblées générales de manière dématérialisée. Voici comment procéder :


Organe décisionnel de la société, l’assemblée générale réunit les actionnaires de la société afin que soient débattues les questions inscrites à l’ordre du jour. 

 

C’est lors de ces assemblées que sont prises les décisions concernant la gestion courante de la société (assemblée générale ordinaire) ou les décisions majeures et déterminantes pour l’avenir de celle-ci (assemblée générale extraordinaire). 

 

Si la loi prévoyait déjà depuis plusieurs années la possibilité de digitaliser les processus de gouvernance, la transition digitale a été considérablement accélérée par la crise sanitaire. Le numérique s’est en effet imposé comme une évidence pour pallier l’interdiction des rassemblements physiques et maintenir ainsi la gouvernance de la société. 

 

De l’envoi des convocations, la tenue des délibérations, le vote des résolutions jusqu’à la rédaction des procès-verbaux, vous pouvez organiser vos assemblées générales de façon entièrement dématérialisée. 

 

Zoom sur l’organisation digitale de vos AG et ses avantages ! 

Digitalisation des assemblées générales : qu’est-ce que dit la loi ? 

 

La digitalisation des procédés de gouvernance d’entreprise avait été amorcée par le législateur avant l’épidémie du Covid-19. En effet, la législation permettait déjà la tenue des assemblées en visioconférence, ou encore les consultations écrites électroniques.  Pour autant, peu de sociétés avaient adapté leurs procédés ainsi que leurs statuts. 

 

Le contexte sanitaire a contraint les sociétés à modifier leurs règles relatives à la tenue des assemblées générales. C’est dans cet esprit que le législateur a assoupli les conditions de tenue digitalisée des AG. Par une ordonnance n°2020-321 du 25 mars 2020 et son décret d'application n°2020-418 du 10 avril 2020, il a en effet aménagé les règles de réunion et de délibération des assemblées et des organes dirigeants des sociétés.  

 

Le décret n°2020-1614 du 18 décembre 2020 est venu proroger l’application du décret du 10 avril 2020 jusqu’au 1er avril 2021 et au plus tard jusqu’au 31 juillet 2021. Néanmoins, il est fort à penser que ces dispositions intégreront le droit commun des sociétés afin de l’adapter aux modes de gouvernance actuels des entreprises. 

Comment se déroule une assemblée générale digitale ? 

 

Conformément au Code de commerce, les sociétés ont l’obligation d’organiser au moins une assemblée générale par an afin d’approuver les comptes et de décider de l’affectation du résultat. Si auparavant la pratique imposait la présence physique des actionnaires, la tendance est désormais à la tenue digitalisée des AG.  

Convocation des actionnaires 

 

Avant l’ordonnance Covid, les SAS disposaient déjà de la possibilité de convoquer les actionnaires par voie électronique si cela était spécifiquement prévu par les statuts. Quant aux SA, l'article R225-63 alinéa 1 du Code de commerce prévoit que la société peut transmettre la convocation par courrier électronique, au lieu et place de l'envoi postal, à condition d'avoir soumis, par voie postale ou électronique, une proposition en ce sens aux actionnaires et d'avoir recueilli leur accord, par voie postale ou électronique

 

L’ordonnance du 25 mars 2020 et son décret d’application viennent renforcer et simplifier les dispositions préexistantes concernant les convocations aux AG. En effet, l'article 4 de l'ordonnance dispose que les actionnaires “sont avisés par tout moyen permettant d’assurer leur information effective de la date et de l’heure de l’assemblée ainsi que des conditions dans lesquelles pourront être exercés l’ensemble des droits attachés à leur qualité (...)”. 

 

L'article 5 de la même ordonnance précise qu’aucune nullité de l’assemblée n’est encourue du seul fait qu’une convocation n’a pas pu être réalisée par voie postale.  

 

Enfin, l'article 3 ajoute que la communication d’un document ou d’une information à un membre de l’assemblée, préalablement à la tenue de celle-ci, peut être effectuée par message électronique.   

Tenue de l’AG 

 

À l’instar de la convocation, les actionnaires de SAS pouvaient déjà tenir leurs AG de manière digitalisée à la seule condition que les statuts le prévoient. Par ailleurs, et depuis 2017, les statuts des SA peuvent prévoir que les AG extraordinaires et ordinaires sont tenues exclusivement par visioconférence ou par des moyens de télécommunication permettant l’identification des actionnaires (article L225-103-1 du Code de commerce).  

 

L’ordonnance Covid-19 reprend ces dispositions et prévoit que l’organe compétent peut convoquer les actionnaires en assemblée générale et décider qu’elle se tienne sans que ces derniers ne soient présents physiquement ou par conférence téléphonique ou audiovisuelle

 

L’ordonnance simplifie les conditions de tenue des AG et impose seulement la mise en place de moyens techniques adéquats pour permettre aux actionnaires de participer. En effet, l'article 5 II précise que les moyens utilisés pour tenir l’assemblée digitale doivent : 

  • Permettre l’identification des actionnaires ; 
  • Transmettre au moins la voix des participants ; 
  • Permettre la retransmission continue et simultanée des débats.

Vote des actionnaires 

 

Après les délibérations, les actionnaires sont tenus de voter les résolutions. Ce vote peut se réaliser de deux manières : 

 

  • Vote électronique sur un site internet dédié ; 
  • Transmission d’un bulletin de vote par correspondance par voie de message électronique.  

 

De la même manière que pour la convocation et la tenue des AG, le vote par voie électronique préexistait à l’ordonnance Covid-19. En effet, l'article R225-61 du Code de commerce, en vigueur depuis 2007, dispose que les SAdont les statuts permettent aux actionnaires de voter aux assemblées par des moyens électroniques de télécommunication aménagent un site exclusivement consacré à ces fins.”

 

Depuis l’ordonnance du 25 mars 2020, les sociétés par actions peuvent recourir à ces modes de vote sans qu’il ne soit nécessaire qu’une clause statutaire le prévoit expressément. Toutefois, les conditions prévues par les textes en vigueur demeurent applicables, comme l’exigence d’un site dédié.  

Procès-verbaux des délibérations 

 

Enfin, depuis le décret n°2019-1118 du 31 octobre 2019, les sociétés par actions ont la possibilité d’établir les procès-verbaux des délibérations de manière dématérialisée. L’ordonnance Covid reprend cette disposition et impose que le procès-verbal mentionne le fait que l’assemblée se tienne sans que ses membres ne soient physiquement présents ou qu’elle se tienne par conférence téléphonique ou audiovisuelle. 

 

Outre cette mention spécifique, les procès-verbaux dématérialisés contiennent les mêmes informations qu’un procès-verbal papier : 

 

  • Date et lieu de l’AG ; 
  • Mode de convocation ; 
  • Ordre du jour ; 
  • Composition du bureau de l’assemblée ; 
  • Quorum ; 
  • Résultat des délibérations et des votes. 

Par ailleurs, les procès-verbaux doivent être datés et signés électroniquement par un moyen d’horodatage garantissant leur force probatoire. 

L’ensemble des procès-verbaux est conservé sur un registre des décisions d'AG, lui-même dématérialisé. 

Quels sont les avantages de la digitalisation des assemblées générales  ?

Si pour un grand nombre de sociétés, le choix de s'orienter vers le digital pour l'organisation et la tenue des AG a été motivé par un besoin de pallier à l'interdiction des réunions physiques, les avantages certains du digital séduisent de plus en plus d'entreprises. 

Un gain de temps 

 

La dématérialisation des assemblées générales représente un gain de temps considérable pour les sociétés par actions. En effet, toutes les tâches administratives répétitives et chronophages sont désormais automatisées. 

 

L’envoi des convocations est simplifié et instantané. En quelques clics, l’actionnaire reçoit sa convocation comportant toutes les mentions nécessaires et obligatoires. De plus, la tenue de l’AG par visioconférence permet à tous les actionnaires d’assister à l’assemblée, peu importe où ils se trouvent. Ils n’ont plus besoin de se déplacer jusqu’au siège social pour être présent à la réunion. Enfin, les procès-verbaux sont automatiquement générés, datés et signés, et comportent toutes les mentions requises par la loi. 

 

La simplification des tâches liées à l’organisation des AG permet ainsi à la société d’améliorer sa productivité interne et de stimuler sa croissance. 

Une solution économique et écologique

 

Le digital permet à la société de réaliser des économies financières non négligeables. En effet, tous les documents sont générés par voie numérique et stockés sur un support dématérialisé. L’entreprise réduit ainsi sa consommation de papier et diminue ses dépenses liées aux formalités administratives. Les sommes économisées peuvent alors être affectées à des activités plus essentielles. 

 

Plus encore, le numérique permet à la société de réduire considérablement les fournitures consommables et de s’inscrire ainsi dans une politique éco-responsable. 

Une gestion interne optimisée et sécurisée 

 

L’ensemble des données générées à l’occasion de la tenue d’une AG sont stockées sur un support numérique hautement sécurisé permettant de garantir leur intangibilité. Ce système de stockage permet ainsi de lutter contre les risques de perte, de détérioration ou encore de falsification des documents. 

 

Par ailleurs, l’accumulation des papiers constitue un frein à la bonne gouvernance de la société. La centralisation des documents permet alors de s’affranchir des contraintes administratives et de libérer de l’espace au sein des locaux de l’entreprise ce qui lui permet d’optimiser sa gestion interne. 

 

Enfin, le recours à une solution digitale facilite les échanges entre les acteurs de la société et favorise leur collaboration. En effet, les actionnaires disposent de leur propre espace personnel où ils peuvent consulter en temps réel l’organisation de l’assemblée générale. Tous les collaborateurs ont simultanément accès aux documents. Une collaboration optimale permet ainsi de gérer plus efficacement les AG. 

 

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